Помнить все. О хранении и ведении записей о встречах с клиентами.

Почему-то у меня всегда была идея о том, что надо что-то записывать о работе. И даже гештальт животворящий в котором я обучался не смог эту идею удалить, хотя пытался , и сильно пытался, и до сих пор пытается.

Ведь важно только то, что происходит здесь и сейчас и тогда зачем что-то помнить? Что помнится о встречах само по себе, то и достаточно.

Но книги Ялома более убедительны в этом вопросе и его методичность вызывает восхищение и зависть.

И, почти с начала практики я пытался найти схему того, как вести эти чертовы записи. Это было сложно. Вопросы которые встают:

• Где писать?
• Что писать?
• Когда писать?
• Как записи хранить?
• Как это делать стабильно?

Просто опишу историю этого процесса и проблемы которые возникали в процессе.

Сначала это была тетрадка. Проблема была в том, что ее надо было носить с собой потому что, если не записать сразу после встречи, то шансы на то, что встреча будет вообще записана падают с каждой отложенной минутой. И если не взять тетрадь с собой, то скорее уже понятно, что и не запишу.

Вторая проблема заключалась в вопросе: «А что если я ее где-то забуду?» Ялом в своей биографии поделился тем, что записывал свои сессии с психологом, а потом они были утрачены и мысль о том, что кто-то сможет их найти, сильно его беспокоила.

Третья проблема появилась с увеличением количества клиентов и нарастанием записей. Она же усугубляла первые две.

Потом наступило время Ворда. Оно было не долгим. Есть плюс — нет стопок тетрадей. При этом совершенно сбивался с толку, вести все записи в одном файле или каждому клиенту свой? И то, и другое оказалось мне не удобно. Да и вопрос со своевременностью записи встал очень остро.

На смену пришел Эксель. Каждому клиенту свой лист в книге это удачное решение. Но само ведение текстовых записей в электронной таблице оказалось очень и очень неудобным. Да и своевременность тоже никакая — компьютер-то под рукой достаточно редко, времена доковидные, онлайна почти нет. А носить с собой ноутбук, совсем сложная затея. Про то, чтобы в таблице писать что-то с телефона — это даже не смешно.

Промежуточный этап. Попытки использования Аксес, потенциально хорошее решение, но хотелось решить вопрос с возможностью записи сразу после встречи. А также, чтобы было можно и с телефона, и с компьютера это делать. Даже нашел интересный сервис, для которого было и компьютерное приложение, и на андроиде. Он позволял настроить любую базу данных с доступом к ней с любого устройства. Но, сложность в настройке оказалась большой и вообще как-то неудобно, тяжелый интерфейс для телефона, да и для компьютера. Много кнопочек надо было нажать, чтобы создать запись. Но все-равно несколько раз я подходил к этому сервису, так и не подружился.

Аудиозаписи. Это прекрасно — заканчивается встреча, на телефоне включается диктофон и запись есть. Перед следующей встречей можно переслушать и так сохраняется преемственность. Есть небольшая проблема — если что-то нужно, то пока переслушаешь уже и не захочешь это делать. Но все-равно это было прекрасно. Несколько лет и тысячи записей в архиве имеются.

На этом краткий экскурс закончен. Возможно, мои движения в направлении ведения записей кому-то покажутся наивными. Например очень методичным людям, кому вся эта регулярность дается легко. А мне нет, но важность процесса всегда понимал.

Настоящее. В прошлом году в нашу жизнь ворвались нейросети. И не только текстовые, а например нейросети которые переводят аудиозапись в текст. Или, нейросеть в смартфоне, которая, то, что вы говорите сразу превращает в текст. И именно это дало толчок к новому поиску готовых решений. Не нашел. Да, сейчас есть много сервисов по управлению клиентами, но они же все нацелены именно на управление. Сложно, громоздко. Для бизнеса подойдет, а вот просто для записей, не получилось приспособить, хотя я пытался. Хотелось просто, легко, без лишних нажатий.

В сентябре 2023 сделал простенький сайт, который выполнял все что мне нужно. Тут и доступ с любого устройства, и возможность голосового ввода, и простота добавления записей. Понравилось. От диктофонных заметок полностью отказался. Конечно голосовой ввод с помощью яндекс и гугл-клавиатур пока чудит порой и бывает веселее чем в старом добром Т9, но это же для себя делается и в целом понятно что там имеется ввиду.

Подумал, что это решение которое может оказаться важным не только мне. И к марту 2024 довел до состояния, когда уже можно давать доступ другим. Есть еще над чем работать, где изменить логику добавления, отчеты разные добавить и это впереди. Самое главное то, что сервис уже полностью рабочий.

О конфиденциальности. Это важно.

Технически все записи в базе выглядят примерно так: «LFzOIbajeSF2PFQFZpd1AqghulZfiivLef2», — то есть они зашифрованы. Второй уровень безопасности — анонимность пользователей. Сайт не собирает имена, е-мейлы и не хранит их, что в свою очередь не дает простой возможности соотнести записи с конкретным человеком.

На картинке вид главной страницы. Тексты описания встреч сгенерированы нейросетью, просто для демонстрации сделал в тестовой учетной записи.

Если вам интересно, то пробуйте, оставляйте обратную связь. Надеюсь на более менее конструктивную. А там, как получится.

 Ссылка на сайт: meetmemo.ru